Cum sa nu lucrati peste program | www.romanialibera.ro | ANDREI MUNTEANU | 7 Februarie 2011

Pentru imbunatatirea modului de utilizare a orelor petrecute la birou, este nevoie de flexibilizarea timpului de lucru, de eliminarea activitatilor care nu aduc productivitate si ingreuneaza indeplinirea sarcinilor si de intelegerea clara a ceea ce este cu adevarat important, in conditiile in care orice demers ulterior este inutil.
Problema statului peste program este din ce in ce mai prezenta in viata angajatilor. Suprasolicitarea si primirea de sarcini in ultimele minute din program sunt principalul motiv pentru depasirea orei de plecare de la birou. “Am auzit de multe ori spunandu-mi-se, prin companiile cu care colaborez, ca �angajatii lucreaza 10-11 ore pe zi si tot nu au timp sa termine toate sarcinile de serviciu�”, marturiseste Constantin Stan, consultant asociat Ascendis. “Intr-o tara ca Romania, in care productivitatea este inca la jumatate fata de tarile dezvoltate din Uniunea Europeana, ziua de munca de zece ore a devenit aproape o regula”, adauga Stan, care crede ca fenomenul demonstreaza o lipsa acuta de eficienta in cadrul proceselor interne din companii.
Gabriel Puscas, angajat la un birou de traduceri autorizate, povesteste ca de patru luni incoace ajunge acasa doar dupa ora 21.00. “La ora inchiderii biroului, mereu sunt nevoit sa mai stau cam doua ore peste program. Seful ne spune sa ne terminam treaba si sa nu ne supra-aglomeram ziua urmatoare. Problema este ca zilnic avem clienti, iar treaba parca nu se mai termina”, spune Gabriel. “Nu inteleg de ce cand negociem salariul nu avem curaj sa discutam si despre orele suplimentare. Mi se pare un abuz, dar nu-mi permit sa risc pierderea jobului”, completeaza tanarul, care vrea sa-si gaseasca un nou loc de munca. Alteori, orele peste program reprezinta un obicei doar de a pierde vremea cu scopul de a sta cat mai mult la birou pentru a fi apreciat de sefi. “La noi in firma, este o �moda� de a ramane peste program fara motiv. Colegele imi spun ca o vad pe sefa stand pana seara tarziu si ca nu vor sa-i dea ocazie de a-i critica cand pleaca la 18.00 fix”, precizeaza Cristina Dragan, angajata intr-un departament de resurse umane. “De ce oare trebuie sa demonstrez sefei ca pentru ce fac in sase-sapte ore, am nevoie de noua ore?”, se intreaba Cristina.
Solutia in patru pasi
Pentru eficientizarea activitatilor petrecute la birou si pentru a nu mai fi nevoiti sa stam ore in plus
peste program, Constantin Stan, consultant asociat Ascendis, recomanda aplicarea conceptului DEAL, lansat de Timothy Ferris in cartea sa “4 Hour Work Week” (Saptamana de lucru de patru ore – n.r.). DEAL reprezinta abrevierea a patru cuvinte din engleza: Definition, Elimination, Automation, Liberation (Definitie, Eliminare, Automatizare, Eliberare – n.r.). Ea presupune o metoda in patru pasi, la indemana oricui, fie organizatie sau angajat, pentru imbunatatirea modului de utilizare a timpului. “DEAL ofera ajutor in lupta cu timpul, fiind cel mai pretios aliat. Atunci cand reduc 75% din durata unui proces, angajatii se pot concentra pe ceea ce este cu adevarat important, iar calitatea produselor/serviciilor creste substantial”, explica Stan.
Definitie
Primul pas in aplicarea paradigmei DEAL reprezinta definirea conceptelor cu care operam pentru a ne ajuta sa ne planificam obiectivele si sa luam decizii mai usor. “Fara o intelegere clara a ceea ce este cu adevarat important, orice demers ulterior este inutil, ducand catre concluzii eronate. De aceea, definirea reprezinta cea mai importanta etapa de eficientizare”, sustine Constantin Stan.
Eliminare
Urmatorul pas in folosirea conceptului DEAL se realizeaza prin eliminarea activitatilor care nu aduc productivitate si ingreuneaza indeplinirea sarcinilor. De exemplu, daca evitam sa ne mai verificam frecvent mail-ul, sa citim presa pe on-line sau sa purtam discutii cu colegii si in afara pauzelor, cu siguranta, vom castiga minute importante pe zi. “Practica a dovedit ca in organizatii doar 8% din totalul activitatilor dintr-un proces il reprezinta activitati cu valoare adaugata. Constientizarea acestui lucru reprezinta un pas fundamental in eficientizare”, specifica Stan.
Automatizare
Cel de-al treilea pas din conceptul DEAL este caracterizat prin folosirea la maximum a unor instrumente de eficientizare si control. “Multe companii au cumparat sisteme informatice de gestiune a intreprinderii. Cu toate acestea, aplicatiile informatice sunt utilizate la doar 30-40% din capacitate, multe activitati continuand sa fie executate manual cu mult efort, desi aplicatia poate oferi raspunsuri aproape instantaneu”, sustine Constantin Stan. “Utilizarea la maximum a solutiilor automatizate vine, pe de o parte, in sprijinul angajatului, reducand efortul acestuia, dar si in sprijinul clientului, reducand numarul erorilor posibile”, adauga Stan.
Eliberare
Ultima parte a solutiei DEAL inseamna, in primul rand, flexibilitate, dobandita prin eliberarea de ingradirile spatiale si delimitarile temporale, astfel incat pot fi atinse facilitatile mobilitatii. “Angajatul modern nu este constrans decat de propriile obiceiuri, iar alegerea unui mod de lucru mobil/flexibil/performant ii sta la indemana. Nu trebuie decat sa isi convinga sefii de posibilitatea utilizarii comunicarii prin media (telefon, internet – n.r.)”, conchide Stan.